پروژه مالی حسابداری کالا در شرکت گاز

پروژه مالی حسابداری کالا در شرکت گاز

تاریخچه مصرف گاز طبیعی در جهان

متصاعد شدن گاز از زمین هم در مکتوبات قدیم و هم در نوشته های عصر جدید تحریر شده است شعله ور شدن گازها توسط رعد و برق و یا عوامل طبیعی دیگر همیشه قابل مشاهده بوده است وجود پدیده های مشتعل طبیعی نظیر آتش جاویدان باکو در دریای خزر و چشمه سندان در نزدیک کارستون در ایالت ویرجینیای غربی و ... همه نمایشی از وجود گاز طبیعی در گذشته است که عموماً هم وقوع آنها توام با ترس و خرافات طرح می گردیده اند و بر همین مبنا تا اواخر قرن هفده اعتقاد بر این بوده است که گاز متصاعد شده از حبابهای سطح آب باعث می شود تا آب مانند نفت بسوزد و ان را آب جادویی می دانستند

اعتقاد بر این است که اول بار چینی ها در 3000 سال قبل استفاده عملی از گاز را برای تبخیر آب نمک ه عمل آورده اند این گاز بنابر شواهد تاریخی از عمق 300 تا 600 متر خارج می گشته و مورد استفاده بوده است اما استفاده صنعتی از گاز به اوایل قرن هجدهم می رسد.

تاریخچه صنعت گاز در ایران

بر اساس برخی نوشته های تاریخی ایرانیان در امر استفاده از گاز و دیگر مشتقات نفتی بر سایر اقوام معاصر خود پیشی گرفته اند وجود بقایای آتشکده ها و معابدی نظیر (آتش جاودانی) نزدیک کرکوک که به مشعل بخت النصر معروف بوده در نزدیکی یک مخزن گاز طبیعی واقع بوده است همچنین بقایای معابد زرتشتیان در نزدیکی مسجد سلیمان ، آتشکده آذر گشسب در آذربایجان و ...گواهی بر این امر می باشند و روشن نگه داشتن آتشکده ها در فلات مرکزی و جنوبی ایران و سایر مناطق که محروم از جنگل های انبوه بوده اند در دوران باستان نیز گواهی بر استفاده از منابع طبیعی دیگر از جمله نفت و گاز بوده است.

استاندارد نمودن کالا

اهمیت و نقش کالا

اهمیت کالا در سازمانها، کشورها و اصولا در مجموعه جهان بر کسی پوشیده نیست، با بررسی ترازنامه هر سازمان و یا هر شرکتی متوجه می شویم که قسمت عمده دارایی های آن شرکت/ سازمان را موجودی کالا تشکیل می دهد.

شاید چیزی حدود 50 تا 60 درصد هزینه هر پروژه مربوط به کالای آن باشد. به عنوان مثال در شرکت ملی گاز بیش از 60 درصد کل بودجه های عملیاتی آن مربوط به تامین کالاهای مورد نیاز می باشد که بنظر می رسد سایر شرکت های تابع وزارت نفت هم همین وضع را داشته باشند.

متأسفانه در کشور ما نقش کالا در فعالیتهای تولیدی / بازرگانی چندان که باید شناخته نشده است این عدم توجه کافی به مسئله ای که در اکثر مواقع قسمت اعظم منابع مالی و انسانی موسسات را بخود اختصاص می دهد در هر گوشه و کنار به چشم می خورد.

از انباری های منازل گرفته تا انبارهای بزرگ کارخانه ها و سازمانهای دولتی و خصوصی نگاهی به انبارهای کارخانجات مختلف، شرکتهای حمل و نقل میدانهای بار، مغازه های کوچک و فروشگاه های بزرگ همه و همه وضع نامطلوب موجود را بخوبی نشان می دهد.

در کمتر مؤسسه ای با مسئله کالا به طور جدی برخورد شده است و آنجا هم که این مسئله مطرح بوده است تنها به قسمت انبارداری آن هم به صورت بسیار ابتدایی بسنده شده است. این برخورد با مسئله کالا تنها در سطح صنعت نبوده بلکه در موسسات علمی نیز از وضع مشابهی برخودار است.

تعاریف

1-کالاهای پروژه و خرید مستقیم (یا کالاهای غیر موجودی انبار)

به کالاها و اجناسی گفته می شود که نیاز شرکت به آن غیر مستمر بوده و فقط در مقاطع زمانی خاص ( برای اجراء پروژه خاص) به مقدار معینی مورد نیاز خواهند بود. این نوع کالاها به لحاظ اینکه مصرف همیشگی و مستمر ندارند به عنوان کالای موجودی انبار شناخته نشده و کد گذاری نمی شود. و فقط به صورت یک دسته کلی از کالاها به عنوان کالاهای غیر موجودی انبار شناخته می شوند مانند ماشین آلات و دستگاههای مورد نیاز پروژه ها.

2-کالاهای موجودی انبار

در مقابل کالاهای غیر موجودی انبار کالاهایی هستند که نیاز شرکت به آن مستمر و مداوم بوده و عمدتاً در نگهداری تأسیسات و عملیات جاری پالایش و انتقال گاز مورد مصرف مستمر می باشند.

این نوع کالاها به لحاظ نیاز مستمر و ضرورت ذخیره در انبارها بایستی کدگذاری و طبقه بندی شوند و مطابق برنامه منظمی و متناسب با نیاز و روند مصرف سفارش کدگذاری و در انبار جایگزین شوند تا عملیات جاری شرکت هیچگاه به دلیل کمبود و یا تاخیر در تهیه کالا دچار اختلال نگردد.

قطعات یدکی و کالاهای مصرفی از قبیل لوله، اتصالات، شیر آلات، ابزار و مواد شیمیایی و از این قبیل کالاها جزو کالاهای موجودی انبار می باشند.

کالاهای موجودی در انبار خود به سه دسته تقسیم می شوند:

الف) کالاهای عمومی (استاندارد) (GENERAL ITEMS)

اصطلاحا به کالاهایی گفته می شود که قابل تأمین از منابع عمومی بوده و تولید و فروش آنها منحصر به سازنده و منبع خاصی نمی باشد و برای خرید و تهیه آن می توان از منابع عمومی تولید کننده آن کالا استعلام بها و بر اساس بهترین پیشنهادات اقدام بخرید نمود.

بخش دوم : طبقه بندی کالا

همانطور که می دانید لازمه استمرار حیات یک مجموعه زنده نظم است. سیستم کالای یک سازمان نیز به عنوان زیر مجموعه زنده از کل سازمان احتیاج به نظم دارد. پراگندگی و مشخص نبودن کالاها مدیریت را مختل کرده و به حیات طبیعی سازمان لطمه می زند. طبقه بندی کالا در حقیقت روشی است در جهت ایجاد نظم در طبقه بندی کالا ابتدا باید اقلام را استاندارد نمود و در ردیف ها و گروههای منطقی قرار داد و به هریک از اقلام شماره ای اختصاص داد. شرح اقلام نیز به صورتی مفهوم و روشن تدوین یافته و پس از چاپ و تکثیر در سطوح لازم بین مسئولان سازمان منتشر می گردد.

تدارکات، انبارها، حسابداری کالا، خرید ، ادارات مصرفه کننده طراح مهندسی، بازرسان فنی و مدیران اجرایی همه با یک زبان مشترک و یکنواخت صحبت خواهند کرد و همزبانی خود عامل اصلی نظم است این نظم دارای فواید و مزایای مشهود زیر است :

1-تسریح در ارتباطات

بدون شک استفاده از شماره های طبقه بندی کالا در مکاتبات یا ارتباطات مخابراتی ساده تر از استفاده از شرح های نامنظم و طولانی می باشد بنابراین با طبقه بندی کالا سرعت ارتباطات افزایش یافته و از تلف شدن منابع حیاتی وقت و نیروی انسانی جلوگیری خواهد شد.

2-کاهش اشتباهات

نوشتن شرح نامنظم و طولانی کالا برای تشریح کالای مورد درخواست توسط هر قسمت از سازمان غالباً باعث بروز اشتباهاتی می شود لذا تخصیص شماره های هماهنگ و منطقی به هریک از اقلام کار احتمال اشتباه را کاهش می دهد. این امر مخصوصا در اسناد مربوط به درخواست و تحویل کالا از انبار به متقاضیان و انتقال کالا در درون سازمان اهمیت فراوان دارد.

3-ایجاد سهولت در تنظیم فرم ها

معمولاً در تدارکات و عملیات کالا از فرم های متعددی چون برگ تقاضا، درخواست کالا از انبار، برگ انتقال کالا از انباری به انبار دیگر، بارنامه برگ سفارش کالا، سیاهه خرید و غیره استفاده می شود. استفاده از شماره طبقه بندی نوشتن فرم های یاد شده را ساده تر می کند. در سازمان های بزرگ صنعتی و اجرایی مانند شرکت ملی گاز ایران که تعداد فرم ها قابل توجه است اهمیت این مسئله کاملاً محسوس می باشد.

فهرست عمومی کالاها (GENERAL INDEX)

فهرست عمومی الفبایی کالاها لیستی از کالاهاست که به ترتیب حروف الفبا تنظیم شده است (برعکس کتابچه راهنمای طبقه بندی کالا که به ترتیب شماره های 6 رقمی تنظیم شده است.)

در این فهرست در مقابل مشخصات عمومی هر کالا شماره 6 رقمی مربوطه درج شده است تا متقاضیان کالا از روی مشخصات کلی کالا به شماره 6 رقمی کالا دست یافته و سپس برای پیدا کردن مشخصات کامل کالای مورد نظر خود به کتاب های کامل طبقه بندی کالا مراجعه و در ذیل همان ردیف 6 رقم شماره 10 رقمی MESC خود را با توجه به جزئیات مشخصات کالای مورد نظر پیدا کنند و در صورت نیاز به مصرف کالا با توجه به شماره 10 رقمی MESC مربوط به انبار مراجعه و کالای خود را دریافت دارند.

کتابچه فهرست عمومی الفبایی کالا شامل بخش های زیر است .

-مقدمه : شامل توضیحاتی در مورد چگونگی استفاده از کتابچه و ذکر چند مثال

-فهرست گروه های اصلی کالا شامل گروههای 01 تا 99 و شرح کلی کالاهای هر گروه

-شرح کلمات اختصاری بکار برده شده در کتب طبقه بندی و استاندارد کالا

-جدول واحدهای اندازه گیری بکار برده شده

-فهرست عمومی کالاها بترتیب حروف الفباء از A تا Z

-ضمیمه انتهایی کتابچه شامل استاندارد معتبر جهانی بکار برده شده در شرح کالاها کتابچه فهرست عمومی الفبایی کالا نیز مانند کتابچه راهنمایی طبقه بندی کالا باید به طور مرتب بهنگام در آورده شود و هر از گاهی جهت توزیع بین متقاضیان تجدید چاپ و تکثیر شود.

همین طور بتدریج که کالاهای جدید کدگذاری و اضافه می شود لازم است فهرست عمومی الفبایی نیز اصلاح شده و متناسبا توسعه یابد.

نمونه پیوست قسمتی از کتابچه فهرست عمومی الفبایی می باشد.

فهرست کامل یا کتاب های طبقه بندی کالا (MESC BOOKS)

فهرست کامل کتاب های طبقه بندی کالا شامل تمامی شماره های 10 رقمی MESC مربوط به کالاهای استاندارد شده، واحد شمارش کالا و مشخصات کامل آنها می باشد.

کتابهای طبقه بندی کالا به ترتیب شماره MESC در اوراق جداگانه تهیه و تکثیر و بین استفاده کنندگان توزیع می گردد تا در کلاسورهای مخصوص قرار دهند و براحتی بتوانند برگهای جدید بروز درآمده را جایگزین اوراق قدیمی و منسوخ شده نمایند.

کتابهای طبقه بندی کالا که برای هر گروه اصلی جداگانه تهیه می شود شامل قسمتهای زیر می باشد.

-مقدمه : شامل توضیحاتی در مورد نحوه طبقه بندی کالاهای آن گروه می باشد.

-فهرست گروه های اصلی + فرعی (چهار رقمی) و فهرست اصلی + فرعی + زیر فرعی (6 رقمی)

-متن کتاب شامل شماره ده رقمی MESC ، واحد شمارش کالا و شرح و مشخصات کالا می باشد.

روش انجام کار طبقه بندی کالاها در شرکت ملی گاز ایران

سازمان دهی واحد طبقه بندی کالا

سازمان های کوچک ممکن است نیازی به سازماندهی واحدی جداگانه جهت طبقه بندی کالا نداشته باشند و طبقه بندی کالا در شرح وظایف واحد دیگری چون واحد کنترل کالاهای انبارها ادغام شود. با افزایش وسعت سازمان نیاز به ایجاد واحد طبقه بندی و استاندارد کالا به صورت جداگانه کاملاً احساس می شود، این موضوع در بسیاری از واحدهای دیگر نیز صادق است در سازمانهای کوچک ممکن است به واحد روش جداگانه نیز نیازی نباشد لیکن با رشد سازمان و افزایش حجم عملیات فروش قسمت فروش کم کم به صورت واحدی بزرگ و مجزا به وجود می آید.

گفته شد که سازمان به صورت ارگان زنده عمل می کند. آن گاه که کوچک است ساختاری مناسب با وضع خود داشته و دارای واحدهای محدودتری می باشد با رشد سازمان وظایف تخصصی تر شده و نیاز به ایجاد قسمت های مجزا احساس می شود. لیکن در این حالت نیز اجزای سازمان باید همچون اعضای بدنی واحد هماهنگ و منظم عمل کنند.

واحد طبقه بندی و استاندارد کالا به عنوان عضوی از مجموعه زنده سازمان باید در محدوده مجموعه خود به صورت سیستمی باز عمل کرده و با سایر ادارات در ارتباط ارگانیک قرار گیرد.

با این دیدگاه وظیفه واحد طبقه بندی و استاندارد کالا از تعیین شماره های MESC و تدوین شرح و مشخصات کالا فراتر می رود.

در مدیریت واحد طبقه بندی و استاندارد کالا همچون سایر زمینه های مدیریت، مفاهیم برنامه ریزی سازمان دهی و کنترل ارگان اصلی مدیریت را تشکیل می دهند. سرپرست طبقه بندی و استاندارد و کالا باید نسبت به نیازهای سازمان آینده نگر باشد، برنامه ریزی های لازم را به عمل آورده ، ساختار اداری و روشهای کاری مناسب را طرح ریزی کرده و حرکت واحد خود را کنترل نماید.