پروژه سیستم رایانه ‏ای طرح اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن

فهرست مندرجات

1-مقدمه

2-تعریف پروژه

3-اهداف پروژه

4-مراحل انجام کار

1-4- انتخاب نرمافزار

2-4- تشکیل کمیته راهبری

3-4- شناخت و برنامهریزی

4-4- برنامه زمان بندی سیستم اتوماسیون اداری

5-4- آموزش

6-4- نصب و راه اندازی

7-4-پشتیبانی

5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت)

6- پیوست ها

پیوست 1- گزارش ارزیابی نرمافزارها

پیوست 2- گزارش برنامه اجرایی

پیوست3- راهنمای کاربران - دبیر

پیوست4- راهنمای کاربران - مدیر

مقدمه

استفاده مناسب از فناوریهای نوین و به خصوص امکانات فراهمآمده در زمینه فناوری اطلاعات میتواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.

استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها میتواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهرهوری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان می باشد و علاوه بر دبیرخانه های مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونت ها تشکیل گردیده است و در سایر بخش ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام می باشد. حدود 176 نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیدهاند و غالباً در حال بکارگیری سیستم می باشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهرهبرداری می باشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری می توان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردش نامه ها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.

تعریف پروژه

انتخاب، تأمین و راه اندازی سیستم رایانهای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن

اهداف پروژه

پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال مینماید :

شناسایی نرمافزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری

پیشنهاد مناسب ترین نرمافزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن

تأمین نرمافزار

- نصب و راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری

- پشتیبانی

راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر می باشد.

- سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی

- افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات

- کاهش حجم بایگانی

- کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات

- امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری

...

نحوه بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری در بخشهای مختلف

1-2-7- دبیرخانه مرکزی

1-1-2-7- دبیرخانه مرکزی واحدی که کلیه نامه های وارده (از خارج از وزارتخانه) از طریق آن دریافت و نامه های صادره (به خارج از وزارتخانه) توسط آن ارسالگردند، در نظر گرفته نشده است.

2-1-2-7-وظیفه Scan نامه های وارده، توزیع فیزیکی و غیرفیزیکی نامه ها به عهده دبیرخانه مرکزی است.

3-1-2-7-وظیفه دریافت فیزیکی نامه های تهیه شده در محدوده دبیرخانه های فرعی و ارسال آن به خارج از وزارتخانه به عهده دبیرخانه مرکزی است .

4-1-2-7- اصل کلیه نامه ها Scan می شود ولی ضمائم نامه ها در صورتی که حجم قابل قبولی داشته باشند Scan می شوند، در غیر این صورت به درج مشخصات آنها در سیستم کامپیوتری قناعت می شود. اصل نامه و ضمائم مربوطه هم به صورت فیزیکی و هم از طریق سیستم اتوماسیون به دبیرخانه معاونت مربوطه ارسال میگردد.

5-1-2-7- دبیرخانه مرکزی با توجه به بالا بودن حجم نامه های وارده و صادره مجهز به چندین ایستگاه کاری و پویشگر (Scanner) می باشد و به همین دلیل وظیفه دریافت و ارسال نامه ها توسط چندین اپراتور انجام میپذیرد تا با تراکم کاری و کندی پاسخگویی به مراجعین روبرو نگردد.

6-1-2-7- نامه های محرمانه از طریق دبیرخانه مرکزی ثبت نمی شود.

2-2-7- دبیرخانه معاونت ها

1-2-2-7- دبیرخانه هر معاونت پس از دریافت اصل و نسخه ذخیره شده نامه ها (و ضمائم در صورت امکان) نسبت به بایگانی اصل مدارک و ارجاع غیرفیزیکی نامه ها با حفظ سلسله مراتب اداری اقدام میکند.

2-2-2-7- اصل نامه های دریافتی و ارسالی در دبیرخانه معاونت بایگانی میگردد، ضمائم و پیوست ها نیز در بخشی به عنوان آرشیو برای مراجعات بعدی در دبیرخانه معاونت ها ذخیره می شود.

3-2-2-7- دبیرخانه معاونتها به عنوان دبیرخانه های فرعی مسئولیت دریافت، ارسال نامه های داخلی وزارتخانه را بصورت غیرفیزیکی و فیزیکی بر عهده دارند.

4-2-2-7- نامه هایی که از طرف معاونتها بایستی به خارج از وزارتخانه ارسال شود به دبیرخانه مرکزی ارجاع و از آن طریق ارسال میگردد.

5-2-2-7- ارسال نامه ها بصورت غیر فیزیکی به واحدهای تحت نظر هر معاونت به عهده دبیرخانه آن معاونت می باشد.

6-2-2-7- دبیرخانه معاونتها مجهز به Scanner می باشد، تا نسبت به Scan مواردی که در نامه های داخلی بین واحدها رد و بدل می شود اقدام کنند.

...